Af Bo Krüger
Vi går til rigtig mange møder. En undersøgelse fra Lederne viser, at den gennemsnitlige leder i 2017 går til 9-10 møder om ugen og i gennemsnit brugte 11,7 timer på selve møderne – og mere end 5 timer på forberedelse og efterbehandling.
Bare lige for at sætte det i perspektiv, så svarer otte timers møder om ugen til, at du bruger cirka to hele måneder om året på at sidde lukket inde i et mødelokale, der lugter lidt af plastik, mens du sipper af en lunken kop kaffe. Det er lang tid. På to måneder kunne du også nå på en biltur gennem USA, bygge en carport eller tage i LEGOLAND 60 gange med børnene.
Det bedste af det hele er, at vi nok kommer til at gå til endnu flere møder i fremtiden. I takt med kompleksiteten og forandringshastigheden i samfundet stiger, bliver det sværere og sværere at skabe løsninger alene, og behovet for at koordinere og dele viden med andre vokser. Ledernes undersøgelse viste således også, at den ugentlige mødeaktivitet var steget med 1,7 timer fra 2015 til 2017.
Kan være dagens bedste oplevelse
Nu håber jeg ikke, at du generelt oplever, at du bruger dit liv på meningsløse møder, men hvis du har det som de fleste andre, vil du typisk opleve, at 10-20 pct. af mødetiden er spildt, eller måske tilhører du den halvdel, der helt eller delvist oplever interne og eksterne møder som unødvendige forstyrrelser i deres arbejdsdag. Det burde ikke være sådan. Jeg er sikker på, at vi kan gøre det meget bedre. Vi har en forpligtelse til at forvalte vores egen og andres dyrebare tid med omhu.
Men bare rolig, hvis alle dine møder er gode, meningsfyldte og effektive, er tiden givet godt ud, og du behøver ikke sidde og drømme dig et andet sted hen i løbet af den endeløse talestrøm. Jeg vil gå så langt som til at sige, at møder har potentialet til at blive dagens bedste oplevelse. Er der noget bedre end at mødes med andre dygtige mennesker og skabe noget sammen, der kan ændre verden eller gøre dig dygtigere til dit arbejde? Og hvis du er heldig, er der oveni god kaffe, frisk frugt og lækker kage, mens I gør det.
Derfor er møder så vigtige
Møder er noget af det vigtigste, vi har. Møder er knuderne, der binder tingene sammen i en hyperkompleks verden, hvor tingene går så stærkt, at vi alle har mistet overblikket, og hvor vores viden om, hvad fremtiden bringer, er ligeså usikker som vejrudsigten.
Møder er styresystemet, som ligger nedenunder den travle hverdag og sørger for, at beslutninger, viden og idéer bliver skabt og transporteret de rigtige steder hen i virksomheden eller ud til de rigtige mennesker. Hvis mødekulturen ikke fungere ordentligt, går tingene i stå, eller medarbejdere og ledere begynder at trække i hver sin retning, indtil de usynlige røde tråde, der holder tingene sammen, brister og organisationen ender med at falde fra hinanden som en computer, hvor styresystemet bliver inficeret af en ødelæggende virus.
Det er af afgørende betydning for enhver virksomhed, at mødekulturen er velkørende og opdateret, så møderne kan hjælpe os med at holde overblikket og motivationen, finde løsninger og binde os sammen. Møderne må ikke være et energidræbende kaos, der afleder os fra det vigtigste. I stedet skal de ruste os til at løse vores kerneopgaver bedst muligt, uanset om det er at undervise, sælge, producere, servicere eller udvikle.
Spørgsmålet er, om jeres mødekultur og evne til at eksekvere møder er god nok, eller om I bruger for megen meningsløs tid på dårlige møder? Er jeres mødekultur opdateret, så den kan håndtere den moderne verdens kompleksitet og accelererende hastighed, eller opererer I med en forældet mødeform, som passede i industrisamfundet, men som i nutiden kommer til at ligne en runesten i en Apple store?
Hvis du vil forbedre mødekulturen er der mange steder du kan sætte ind, men det allervigtigste er at få styr på mødelederrollen. I den sammenhæng er det tankevækkende at kun 41 pct. af lederne i ledernes undersøgelse, har deltaget i kurser eller anden uddannelse om god mødeledelse. Her får du mine 11 bedste råd til at blive en bedre mødeleder:
11 Hacks til bedre mødeledelse
- Vid hvorfor I mødes. Du skal vide, hvorfor I mødes, og deltagerne skal også vide det. Hav et klart mødeformål.
- Vælg de rigtige rammer. Husk at rummet og rummets indretning er mødets kropssprog. De skal passe til det formål, I har med mødet. Hvis deltagerne skal skabe relationer, så giv plads til at de kan mødes på kryds og tværs. Hvis de skal være kreative, så sørg for, at rammerne er inspirerende og inviterer til at eksperimentere og prøve noget nyt.
- Lav en procesplan. Forbered ikke kun mødets indhold, men tag også stilling til, hvordan der skal arbejdes med indholdet. Lav en processøjle ved siden af dagsordenen, hvor du tager stilling til hvilke formater og metoder, I vil bruge for at opnå det, I er samlet for.
- Rammesæt mødet. De fleste mødedeltagere ønsker at bidrage til, at mødet bliver godt og effektivt. For at kunne det kræver det, at mødelederen tydeligt rammesætter mødet fra starten. Fortæl hvad formålet med mødet er, hvad udbyttet skal være og hvad du forventer af deltagerne.
- Hjælp deltagerne med at holde fokus og energien oppe under hele mødet. Nogle møder føles som at løbe maratonløb med betonklodser på fødderne, derfor har deltagerne brug for din opmuntring til at holde sig i gang og ikke gå i dvale eller lade sig aflede af mails eller kabaler.
- Hold foden på speederen. Alt for mange møder går over tiden. Sørg for at holde foden på speederen, så I hele tiden bevæger jer frem i et passende tempo. Det skal ikke gå så stærkt, at der ikke er tid til at have de nødvendige samtaler og diskussioner. Det skal heller ikke gå så langsomt, at I strander i de første to mødepunkter og ikke når resten.
- Saml op, konkluder og deleger. Halvdelen af alle ledere mener, at møderne ville blive bedre, hvis der var en bedre opsamling eller konklusion på møderne. Det er vigtigt at hvert punkt på dagsordenen opsummeres og konkluderes. Det gør det nemmere for alle at handle efterfølgende og det giver deltagerne en følelse af effektivitet og fremdrift, hver gang der kan sættes flueben ved et punkt.
- Involver. Sørg for at involvere deltagerne, det tænker den indre motivation. Vi gider ikke være tilskuere til det, der foregår. Vil vil ind i kampen og bruge vores viden og talenter. Sluk for projektoren og drop talerlisten et øjeblik og giv alle mulighed for at give alt, hvad de har.
- Varier. Lad være med at gøre det samme hele tiden. Der er så mange måder, vi kan kommunikere på og skabe fantastiske ting sammen, så hvorfor skal det alt sammen foregå siddende omkring et bord, mens kun én taler ad gangen?
- Skab psykologisk tryghed. Giv hinanden plads, og behandl hinanden ordentligt. Vi lærer hurtigere når vi er trygge, fordi vi tør fejle, stille dumme spørgsmål og bevæge os ud på dybt vand, hvis vi ved at vi ikke bliver til grin. Vi bliver mere kreative og tør komme med de vilde ideer, hvis vi ved, at de ikke bliver skudt ned.
- Eksperimenter. Vær ikke bange for at prøve noget nyt. Udforsk alle mødets facetter – indkaldelsen, indholdet, indretningen, referatet osv. Gør det for at blive dygtigere, for at lære noget nyt, og fordi det er sjovere at prøve nye ting, end at gøre det samme hele tiden.
Hvis du vil vide mere om god mødeledelse, så finder du bogen lige her
Af Bo Krüger
Vi går til rigtig mange møder. En undersøgelse fra Lederne viser, at den gennemsnitlige leder i 2017 går til 9-10 møder om ugen og i gennemsnit brugte 11,7 timer på selve møderne – og mere end 5 timer på forberedelse og efterbehandling.
Bare lige for at sætte det i perspektiv, så svarer otte timers møder om ugen til, at du bruger cirka to hele måneder om året på at sidde lukket inde i et mødelokale, der lugter lidt af plastik, mens du sipper af en lunken kop kaffe. Det er lang tid. På to måneder kunne du også nå på en biltur gennem USA, bygge en carport eller tage i LEGOLAND 60 gange med børnene.
Det bedste af det hele er, at vi nok kommer til at gå til endnu flere møder i fremtiden. I takt med kompleksiteten og forandringshastigheden i samfundet stiger, bliver det sværere og sværere at skabe løsninger alene, og behovet for at koordinere og dele viden med andre vokser. Ledernes undersøgelse viste således også, at den ugentlige mødeaktivitet var steget med 1,7 timer fra 2015 til 2017.
Kan være dagens bedste oplevelse
Nu håber jeg ikke, at du generelt oplever, at du bruger dit liv på meningsløse møder, men hvis du har det som de fleste andre, vil du typisk opleve, at 10-20 pct. af mødetiden er spildt, eller måske tilhører du den halvdel, der helt eller delvist oplever interne og eksterne møder som unødvendige forstyrrelser i deres arbejdsdag. Det burde ikke være sådan. Jeg er sikker på, at vi kan gøre det meget bedre. Vi har en forpligtelse til at forvalte vores egen og andres dyrebare tid med omhu.
Men bare rolig, hvis alle dine møder er gode, meningsfyldte og effektive, er tiden givet godt ud, og du behøver ikke sidde og drømme dig et andet sted hen i løbet af den endeløse talestrøm. Jeg vil gå så langt som til at sige, at møder har potentialet til at blive dagens bedste oplevelse. Er der noget bedre end at mødes med andre dygtige mennesker og skabe noget sammen, der kan ændre verden eller gøre dig dygtigere til dit arbejde? Og hvis du er heldig, er der oveni god kaffe, frisk frugt og lækker kage, mens I gør det.
Derfor er møder så vigtige
Møder er noget af det vigtigste, vi har. Møder er knuderne, der binder tingene sammen i en hyperkompleks verden, hvor tingene går så stærkt, at vi alle har mistet overblikket, og hvor vores viden om, hvad fremtiden bringer, er ligeså usikker som vejrudsigten.
Møder er styresystemet, som ligger nedenunder den travle hverdag og sørger for, at beslutninger, viden og idéer bliver skabt og transporteret de rigtige steder hen i virksomheden eller ud til de rigtige mennesker. Hvis mødekulturen ikke fungere ordentligt, går tingene i stå, eller medarbejdere og ledere begynder at trække i hver sin retning, indtil de usynlige røde tråde, der holder tingene sammen, brister og organisationen ender med at falde fra hinanden som en computer, hvor styresystemet bliver inficeret af en ødelæggende virus.
Det er af afgørende betydning for enhver virksomhed, at mødekulturen er velkørende og opdateret, så møderne kan hjælpe os med at holde overblikket og motivationen, finde løsninger og binde os sammen. Møderne må ikke være et energidræbende kaos, der afleder os fra det vigtigste. I stedet skal de ruste os til at løse vores kerneopgaver bedst muligt, uanset om det er at undervise, sælge, producere, servicere eller udvikle.
Spørgsmålet er, om jeres mødekultur og evne til at eksekvere møder er god nok, eller om I bruger for megen meningsløs tid på dårlige møder? Er jeres mødekultur opdateret, så den kan håndtere den moderne verdens kompleksitet og accelererende hastighed, eller opererer I med en forældet mødeform, som passede i industrisamfundet, men som i nutiden kommer til at ligne en runesten i en Apple store?
Hvis du vil forbedre mødekulturen er der mange steder du kan sætte ind, men det allervigtigste er at få styr på mødelederrollen. I den sammenhæng er det tankevækkende at kun 41 pct. af lederne i ledernes undersøgelse, har deltaget i kurser eller anden uddannelse om god mødeledelse. Her får du mine 11 bedste råd til at blive en bedre mødeleder:
11 Hacks til bedre mødeledelse
Hvis du vil vide mere om god mødeledelse, så finder du bogen lige her
Andre læste også: