Fagbøger

Erhvervsretorik – vejen til færre, kortere og mere produktive møder

Erhvervsretorik – vejen til færre, kortere og mere produktive møder

Et møde, flere møder, alle møderne. En simpel grammatisk bøjning illustrerer faktisk på fin vis, hvordan de fleste erhvervsfolks hverdag er skruet sammen. Mange mennesker møder mange mennesker i møder hver dag. Og du kender det sikkert fra dig selv: Lige pludselig er mødet trukket ud eller trukket i den forkerte retning, og det er spild af alle deltageres tid. Her får du tre konkrete værktøjer til, hvordan du kan skabe magiske møder ved hjælp af erhvervsretorik.

Mødet er ikke et mål i sig selv 

Det første, du skal være opmærksom på, er, at automatpiloten let og sandsynligvis slår til, når mødet starter. Fordi vi har travlt og har en høj rutine, hvilket i sig selv naturligvis ikke er skidt. Men at præsentere et budskab eller holde et møde er ikke et mål i sig selv. Dit mål er i stedet at skabe en effekt hos dit publikum i løbet af mødet. Det betyder, at du både i forhold til mødet som helhed og under de enkelte dagsordenpunkter skal spørge dig selv: Hvad er det for en ændring i adfærd eller tanke, jeg ønsker at opnå ved at have dette punkt på dagsordenen?

PARA – en guide til at styre diskussioner

Andet punkt på din liste over, hvordan du får bedre møder handler om, hvordan du/I får en mere målrettet og klar diskussion. For kender du den her situation: I sidder ti mennesker til et møde, som er rammesat til at vare 60 minutter. Der er 11 punkter på dagsordenen, og der er godt gang i diskussionen. Tiden løber, og så er der lige pludselig en, der efter 50 minutter siger: ”Hvorfor diskuterer vi det her … og hvad skal vi egentlig bruge det her til?” I forskellige varianter har jeg oplevet og hørt om den her problemstilling ekstremt mange gange. Der går kludder i diskussionen, hvis vi ikke har klarhed over, på hvilket stadie vi diskuterer. Brug derfor PARA: en 4-stadiers spørgeguide til at finde ud af, hvor I skal sætte ind, når I diskuterer en problemstilling:

  • Problem: Er det her et problem? (ja/nej/måske)
  • Alignment: Hvad er problemet? (definition af problemet)
  • Relevans: Skal vi gøre noget ved det? (sæt problemet i kontekst)
  • Action: Haster det? (skal vi gøre noget nu, eller kan det vente?)
  • Er diskussionen allerede i gang og på vej til at løbe af sporet (eller er den for længst afsporet), kan du bruge PARA til at genstarte diskussionen på det rigtige niveau.

Mødets indledning er nøglen til succes
Tredje og sidste punkt på listen over, hvordan du får bedre og mere effektive møder, handler om indledningen af selve mødet. Det er i mødets indledning, at mødelederen kan sætte scenen og skabe klarhed over mødet. Disse syv elementer bør være en del af din mødeindledning:

  1. Velkomst 
  2. Formål og mål inkl. begrundelse for mødet
  3. Præsentation af deltagerne og deres roller på mødet
  4. Struktur, plan og varighed
  5. Mødets spilleregler (må man afbryde og diskutere undervejs?)
  6. Markering af mødetype (for eksempel beslutnings-, brainstorm-, evalueringsmøde)
  7. Forventede skridt efter mødet

Uanset om du mødes med kendte eller ukendte mødepartnere, er der god grund til at følge de syv punkter i mødeintroduktionen. En hovedregel, når det gælder mundtlige situationer som fx møder, er, at du kun kan bygge mødet på den viden, der bliver sagt højt. Det er altså et stort risikomoment at ’tro’, at nogen ved noget eller at ’antage’, at I er enige om noget. De syv punkter skaber en overskuelighed over mødet som helhed, og du fremstår selv struktureret – og det er der næppe nogen, som vil være utilfredse med i en hverdag, hvor mødekalenderen sørger for et højt og konstant pres, og hvor resultater og udbytte er i centrum af hverdagen.

Læs meget mere i Erhvervsretorik

Erhversretorik af Mette Højen
Mette Højen pakker ikke tingene ind, når hun med stor præcision og et glimt i øjet sætter fingeren på erhvervslivets retoriske uvaner